Resepolicys gruppresa

Syfte
Resepolicyn har tillkommit för att kansli och styrelse ska ha styrning och kontroll över grupputlandsresor och -läger som görs i klubbens namn. 

Åldersgräns generellt
För resor utanför Norden gäller 17 år som lägsta åldersgräns. Resor utanför Europa bör undvikas så länge de aktiva inte är myndiga. 
Ungdomar under 18 år måste alltid ha målsmans godkännande för att kunna följa med på en utlandsresa utanför Balticum. Godkännandet ska vara skriftligt.

Ansvarig för resan
Det skall alltid finnas en övergripande rese- och budgetansvarig för alla resor i Hammarby Friidrotts regi. Den personen ska underteckna en förbindelse som säger att denne har att följa föreningens avtal, policys, riktlinjer och budget för resan. Den rese- och budgetansvarig ska ha kontakt med föreningens ekonomiansvarige för att få uppgifter om de ekonomiska förutsättningarna för resan. 
En utlandsresa för ungdoms-/juniorgrupper ska alltid godkännas av ekonomiansvarig i förväg, dvs. innan man går ut med information till gruppen och gör bokningar. Den reseansvarige ska upprätta en särskild resplan och budget vilken lämnas till ekonomiansvarig för godkännande.
I ansökan ska syfte med resan framgå tydligt och frågorna VARFÖR, VAR, HUR, NÄR, VEM och VAD ska vara besvarade. 
Om en resa har bokats utan att resan godkänts av ekonomiansvarig, tar klubben inget ekonomiskt ansvar.

Ekonomi planering
Med tanke på de stora kostnaderna i samband med utlandsresor skall ansökan om resan inlämnas senast den 1 november så att den kan ingå i budgeten för kommande verksamhetsår. Av budgeten ska framgå samtliga kostnader och intäkter samt förväntade klubbsubventioner.

Finansiering
För att så många som möjligt skall ha råd att åka med på lägren är det viktigt att försöka skapa inkomstbringande projekt för att minimera kostnaderna för de aktiva. Det går även att söka lägerbidrag via Idrottslyftet.
Betalningarna för resan/lägret kan delas upp på två eller fler betalningstillfällen.  
Hela kostnaden för resan/lägret skall vara betalad senast en månad innan den genomförs.

Ansvar
Träningsgruppen bär helt och hållet det ekonomiska ansvaret för resan även i de fall den bokas via kansliet.
Föreningen har inget som helst ekonomiskt ansvar för resor/läger, t ex om gruppen inte får in pengar för deltagare, om gruppen upplöses, tränare slutar eller dylikt. 
Program och deltagarlistor lämnas till kansliet inom en vecka efter hemkomst. En slutredovisning skall lämnas in till kansliet inom en månad efter resans avslut. 

Beloppsgräns
Om en resa har en kostnadsbudget på över 100 000 SEK ska ekonomiansvarig inhämta ett godkännande av resan från styrelsen via ett separat beslut eller via fastställande av verksamhetsårets budget om resan tydligt fram går där.

Försäkring
Som betalande medlem i klubben omfattas man av en olyckfallsförsäkring som även gäller för resor utanför Norden. Klubben har ingen allmän reseförsäkring, det får var och en teckna själva.

Antal ledare 
Av säkerhetsskäl skall det alltid vara med minst två ledare på resan/ lägret.  Det är lämpligt att ha en ledare per åtta aktiva. 

Förslag till Reseplan med ekonomi.

Varför?
Syfte med resan: Läger / Tävling …

Hur?
Reseleverantör: Resebyrå eller motsvarande
Färdsätt: Flyg/Tåg/Buss/Bilar – Avreseplats
Boende: Hotell/Vandrarhem/Lägenheter

Var?
Resmål: Plats

När?
Reseperiod: Datum from – tom

Vad?
Innehåll: Vad ska göras? Dagsprogram.

Vem?
Ansvarig reseledare: Namn – huvudansvarig, Namn – stf
Deltagare: Antal, Grupp, Namn…
Ledare/Tränare: Antal, Namn

Ekonomisk resekalkyl:
Kostnader, inkl moms:
SEK Reskostnader, boendekostnader
Intäkter:
SEK Anmälningsavgifter, aktivitetsintäkter,gruppmedel, mm
Klubbkostnad:
SEK Finansiering från klubben (ledarsubv.)